Jak stanowi art. 35 §1 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej KPA) – sprawy muszą być załatwione przez organ bez zbędnej zwłoki. Ma to związek z ogólną zasadą prawa administracyjnego wyrażoną w art. 12 KPA, która nakłada na organ obowiązek szybkiego i wnikliwego działania.
Rozpatrywanie niezwłoczne dotyczy tych spraw, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę postępowania lub o fakty i dowody powszechnie znane z urzędu organowi, przed którym postępowanie się toczy. Dotyczy to również spraw, których rozstrzygnięcie może nastąpić na podstawie danych, które są w posiadaniu urzędu.
Należy pamiętać, iż nie każdą sprawę da się rozstrzygnąć od razu – można tu za przykład podać decyzję o warunkach zabudowy wydawaną na podstawie ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Zgodnie z przepisami tej ustawy – projekt decyzji musi zostać uzgodniony przez szereg organów i instytucji, zgodnie z ich kompetencjami. Przepisy dają na takie uzgodnienie 2 tygodnie – wynika z tego zatem, iż urząd przed którym sprawa się toczy, nie może zakończyć postępowania niezwłocznie, a dopiero po wyczerpaniu procedur określonych przepisami.
KPA określa ponadto, iż w przypadku rozpatrywania sprawy wymagającej wstępnego wyjaśnienia – załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca od daty wszczęcia postępowania, a w sprawie szczególnie skomplikowanej – w terminie dwóch miesięcy.
Należy podać przyczyny zwłoki oraz nowy termin?
Istotnym i obowiązkowym elementem procedury administracyjnej jest informowanie strony postępowania o każdym etapie prowadzonej sprawy. Należy uznać, iż szczególne ważne jest otrzymanie informacji o niezałatwieniu sprawy we wskazanych powyżej terminach. Zgodnie bowiem z art. 36 § 1 KPA – o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ musi powiadomić strony podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Jest to o tyle istotne, że w przypadku braku uzyskania takiej informacji od organu prowadzącego postępowanie – stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia na przewlekłe prowadzenie sprawy, a w przypadku braku takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 stycznia 2014 r. II OSK 2361/2013 „Pojęcie „przewlekłość postępowania” obejmować będzie opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. [LexPolonica nr 8542344 http://orzeczenia.nsa.gov.pl]
Organ II instancji – uznając zażalenie strony za uzasadnione – wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie. Osoba uznana za winną przewlekłego prowadzenia postępowania podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
Jeśli natomiast organ wyższego stopnia uzna zażalenie na przewlekłość za nieuzasadnione – stronie postępowania przysługuje prawo złożenia skargi na bezczynność organu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego oraz wnioskowanie o wymierzenie grzywny w przypadku stwierdzenia przez sąd, iż rzeczywiście bezczynność taka miała miejsce.
Należy w tym miejscu pamiętać, iż złożenie skargi do sądu może odbyć się dopiero w sytuacji uprzedniego złożenia zażalenia do organu wyższego stopnia. Dotyczy to również przewlekłości w postępowaniu samego organu II instancji. Potwierdza to między innymi wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 24 kwietnia 2014 r. II SAB/Gd 45/2014 „Uprzednie złożenie zażalenia lub wezwanie do usunięcia naruszenia prawa stanowi niezbędny warunek złożenia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Obowiązujące przepisy prawa w zakresie administracyjnego toku postępowania nie przewidują organu wyższego stopnia nad Samorządowym Kolegium Odwoławczym, wobec tego skarga na bezczynność i przewlekłość postępowania tego organu winna zostać poprzedzona złożeniem wezwania do usunięcia naruszenia prawa do właściwego Samorządowego Kolegium Odwoławczego zgodnie z art. 37 § 1 kpa” [LexPolonica nr 8535911 http://orzeczenia.nsa.gov.pl].